4 dúvidas sobre código EAN: cadastro, geração e uso em produtos

O que é o código EAN?

O código EAN, que significa Número European Article, é uma sequência numérica projetada para padronizar a identificação de produtos no comércio. Esse sistema é administrado pela GS1, organização que atua globalmente, garantindo que cada produto tenha uma identificação única inconfundível. O EAN é amplamente utilizado em diversos países, incluindo o Brasil, e sua principal função é permitir que os produtos sejam facilmente reconhecidos ao longo de toda a cadeia comercial, desde o fabricante até o consumidor final.

Importância do EAN no comércio

A presença do código EAN nos produtos traz uma série de benefícios. Entre eles, podemos destacar:

• Facilidade de Controle de Estoque: O código EAN permite que as empresas monitorem suas mercadorias de maneira eficaz, facilitando o gerenciamento dos estoques.
• Agilidade no Registro de Vendas: Lojas e marketplaces utilizam o EAN para registrar rapidamente as transações, agilizando o fluxo de caixa.
• Identificação de Produtos: O sistema ajuda a identificar automaticamente produtos diversos, simplificando o trabalho de distribuição e venda.
• Evita Erros de Digitação: O dígito verificador do EAN reduz os riscos de erros na leitura manual ou digital do código.

Assim, a adoção do código não só melhora a eficiência operacional, como também aumenta a confiabilidade dos dados relacionados aos produtos no mercado.

Diferenças entre EAN, GTIN e código de barras

Embora muitas vezes os termos EAN, GTIN (Número Global de Item Comercial) e código de barras sejam usados de maneira intercambiável, eles têm significados distintos:

• EAN: Refere-se a um tipo específico de GTIN, tipicamente representado na forma de 13 dígitos (EAN-13) e amplamente utilizado no varejo.
• GTIN: É um termo mais amplo que inclui códigos de diferentes tamanhos (8, 12, 13 ou 14 dígitos), abrangendo não apenas o EAN, mas também códigos como UPC (Código de Produto Universal).
• Código de Barras: Essa é a representação gráfica do número EAN ou GTIN. Ele permite a leitura automática via scanners, fazendo a conexão entre a imagem do código e os dados relevantes armazenados em sistemas.

Entender essas distinções é essencial para qualquer empresário que deseja utilizar códigos de produtos de maneira eficaz.

Como cadastrar um código EAN?

Para cadastrar um código EAN, um empresário deve seguir um processo específico que envolve a interação com a GS1 Brasil, a entidade responsável por atribuir números de identificação de produtos no país. É essencial que o código não apenas seja gerado de qualquer maneira, mas sim que siga as regras estabelecidas pela GS1 para garantir sua legitimidade e validade no mercado.

Passo a passo para gerar um código EAN

O procedimento para registrar um EAN pode ser dividido nas seguintes etapas:

1. Cadastro da Empresa: Forneça informações como CNPJ e denominação social para que sua empresa seja cadastrada na GS1.
2. Escolha da Modalidade de Associação: Determine o número de códigos que você precisará com base na quantidade de produtos e variações que sua empresa oferece.
3. Documentação: Prepare e envie toda a documentação necessária solicitada pela GS1 Brasil para análise cadastral.
4. Pagamento: Pague as taxas exigidas para o registro e manutenção do cadastro na GS1.
5. Cadastro Nacional de Produtos: Acesse a plataforma da GS1 para gerenciar suas mercadorias e faça o cadastro de cada item.
6. Geração do Código de Barras: Após cadastrar seus produtos e atribuir um GTIN, crie a representação visual do código de barras correspondente e aplique nas embalagens.

Custos para registro do EAN

O custo para registrar um código EAN varia de acordo com diferentes fatores, incluindo:

• Tamanho da Empresa: O porte e faturamento da empresa influenciam nas taxas de associação e manutenção.
• Quantidade de Códigos: Empresas que precisam de muitos identificadores podem ter custos diferentes de uma que precisa de poucos.
• Modalidade de Associação: Cada modalidade pode ter seu próprio valor, dependendo do serviço prestado pela GS1.

Por isso, ao planejar o registro, é fundamental considerar a quantidade de produtos a serem comercializados e as possibilidades de expansão futura do catálogo.

Produtos precisam de EAN para venda?

Essa é uma questão comum entre donos de pequenos negócios. A resposta pode variar dependendo do tipo de produto e das demandas dos canais de venda:

• No varejo tradicional, especialmente em supermercados e farmácias, a utilização do código EAN é comum e muitas vezes obrigatória.
• No entanto, produtos artesanais e personalizados podem não necessitar de um EAN, desde que os canais de comercialização permitam essa flexibilidade.
• Importante ressaltar que cada canal tem suas próprias exigências e pode exigir um GTIN válido para categorias específicas de produtos.

Requisitos de EAN em marketplaces

Plataformas como Mercado Livre, Amazon e Shopee exigem códigos de identificação para organizar o inventário e os anúncios dos produtos. Algumas considerações importantes incluem:

• Verifique se o Produto Tem GTIN: Sempre confirme se o produto que você está vendendo já possui um GTIN atribuído pelo fabricante.
• Siga as Regras da Plataforma: Cada marketplace pode ter suas próprias exigências sobre códigos de identidade, dependendo da categoria do produto.
• Considere Exceções: Para produtos que não possuem um GTIN, algumas plataformas podem oferecer alternativas de cadastro.

Esses cuidados são essenciais para garantir que sua venda ocorra sem contratempos e que o produto seja corretamente classificado e identificado.

Como evitar erros na utilização do EAN?

A correta utilização do código EAN é fundamental para manter a integridade dos dados de identificação dos produtos. Para isso:

• Não Reutilize Códigos: Cada item deve ter um código único para evitar confusões nos registros de venda e controle de estoque.
• Atualize as Informações: Sempre que houver alterações relevantes em um produto, como mudanças na formulação ou apresentação, considere se um novo EAN é necessário.
• Realize Testes: Antes de colocar em produção, teste os códigos em scanners para garantir que possam ser lidos corretamente e que não haja falhas nos dados.

Dicas para posicionamento do código EAN

O local onde o código EAN é colocado na embalagem pode impactar a sua leitura e usabilidade. Considerações como:

• Leia com Facilidade: O código deve ser aplicado em áreas planas, longe de dobras ou partes curvas.
• Contraste Visual: Utilize combinações de cores que favoreçam a leitura, como barras escuras em fundo claro.
• Evite Erros de Impressão: Certifique-se de que a impressão do código não seja de baixa qualidade e não sofra distorções.

Testes de leitura devem ser realizados antes da produção em massa, minimizando o risco de erro e garantindo a legibilidade das etiquetas nos pontos de venda. Com todas essas orientações, fica mais fácil para as empresas navegar no mundo do comércio, garantindo assim que seus produtos sejam facilmente identificáveis e acessíveis ao consumidor.